A comunicação desempenha um papel central na gestão da informação. Por meio dela, fluxos de trabalho e produção de dados são gerenciados, disseminados e utilizados para alcançar determinados objetivos. Em instituições públicas, onde a transparência e a prestação de contas já são aspectos fundamentais na relação com o cidadão, a comunicação também vem sendo priorizada no âmbito interno das organizações. Buscando mais eficiência e confiança nos processos de trabalho, a Coordenação-Geral de Educação, instância ligada à Vice-Presidência de Educação, Informação e Comunicação da Fiocruz (CGE/VPEIC) vem realizando uma pesquisa, cujo objetivo é criar soluções que facilitem a comunicação entre a equipe CGE e a comunidade educacional da Fiocruz. 

Atualizações e principais canais de comunicação utilizados

A pesquisa é desenvolvida no âmbito do projeto "Modernidade e tradição: criação de soluções para gestão do conhecimento na CGE". Nesta etapa, ela foi aplicada para dois públicos-alvo diferentes: trabalhadores da CGE e a comunidade educacional da Fiocruz, ambos no mesmo período, durante o mês de setembro de 2024. O preenchimento dos questionários foi anônimo, garantindo que os todos pudessem avaliar de forma confidencial as questões propostas. A pesquisa propôs questões quantitativas e qualitativas: 16 voltadas aos trabalhadores da CGE e 13 aos profissionais das áreas educacionais das unidades e escritórios da Fiocruz: secretários acadêmicos/escolar, chefes de secretaria, coordenadores de programa de pós-graduação ou curso, chefes de departamento, vice-diretores de ensino/educação e outros profissionais da área.

Entre os respondentes da CGE, mais de 93% afirmam que o e-mail é o canal mais utilizado para compartilhar informações e orientações, seguido da utilização de grupos de WhatsApp (81%). Nesse perfil, a pesquisa recebeu diversas sugestões de melhorias que incluem: criação de um ambiente compartilhado de informações; elaboração de uma área com 'Perguntas Frequentes' (Faqs) e orientações que facilitem a busca de documentos importantes; necessidade de padronização de processos nas unidades; garantia da inclusão das ações afirmativas em todos os editais; implementação de um sistema de gestão acadêmica que apoie de forma ágil as políticas internas, abarcando a complexidade das informações, considerando desde a educação técnica até a formação stricto sensu, bem como possibilite a busca por informações que já estão compartilhadas em outros espaços institucionais, evitando retrabalho.

Já a pesquisa voltada ao perfil dos profissionais da Educação, os principais resultados mostram que 90% dos participantes consideram a CGE como "essencial para a implementação e monitoramento das políticas educacionais", além de ser considerada por 81,5%, como "Acessível ou Muito acessível”. Sobre o acesso a informações, mais de 90% dos respondentes disseram que obtém acesso às informações via e-mail e consideram o canal relevante para que a CGE continue realizando seus comunicados. Quando questionados sobre possíveis melhorias no acesso às informações e orientações compartilhadas, em pergunta aberta, diversos profissionais sugeriram aprimoramentos dos processos, como, por exemplo, a criação de boletim informativo; implementação de calendário compartilhado; criação de repositório com tags e fontes de busca de fácil acesso; disponibilização de dados para relatórios em dashboards; entre outros. 

Modernidade e tradição

A pesquisa está sendo desenvolvida no âmbito do Programa de Aceleração da Inovação Tecnológica na Gestão da Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca (Ensp/Fiocruz) - Edital Pólen 03/2024, e vai até julho/2025. O projeto "Modernidade e tradição: criação de soluções para gestão do conhecimento na CGE" é orientado pelo Laboratório de Inovação em Gestão Pública (Pólen) em parceria com o Serviço de Gestão do Trabalho e a Coordenação de Desenvolvimento Institucional da Vice-Diretoria de Desenvolvimento Institucional e Gestão da Ensp. 

A pesquisa da CGE tem como líder Monique Brandão, que divide a responsabilidade de seu desenvolvimento com Alaine Santos da Costa, Lucas Matos de Oliveira e Marianna Araújo da Silva. Segundo Monique, a expectativa é que, apoiada nos resultados da pesquisa, seja possível promover o acesso pleno à informação e também fomentar a integração entre os profissionais da área de Educação da Fiocruz”. Para a coordenadora-geral de Educação da Fiocruz, Eduarda Cesse, a pesquisa se reveste de importância na medida em que seus resultados irão colaborar com a modernização das atividades do setor. Ela comentou ainda que, previamente a realização da pesquisa, foi realizado um levantamento dos processos de trabalho, que também serão utilizados para melhorar os fluxos de informações e do trabalho realizado na equipe.

Para celebrar o Dia Internacional da Linguagem Simples, o Laboratório de Inovação em Gestão da Escola Nacional de Saúde Pública (Ensp/Fiocruz) lançará, no dia 4 de outubro, o Programa de Aceleração da Inovação para Soluções em Design e Linguagem Simples. O edital vai apoiar projetos que visam melhorar a comunicação pública com os cidadãos e democratizar o conhecimento. O lançamento será transmitido pelo canal da Ensp no YouTube, e contará com a participação de convidados que debaterão pesquisas e experiências com o tema da Linguagem Simples. Participe! 

O Laboratório de Inovação em Gestão da Ensp (Polén), vai selecionar 10 propostas, sendo oito das diferentes unidades da Fiocruz e duas de outras instituições públicas do Rio de Janeiro.  

O evento de lançamento do edital contará com a participação de Cláudia Pernencar, da Universidade de Nova Lisboa; José Fernando Barros e Silva, coordenador do iluminas; Maria José Bocorny Finatto, pesquisadora 1D do CNPq; e Sandro Marengo, professor da Universidade Federal de Sergipe (UFS). Os convidados vão compartilhar suas pesquisas e experiências com o tema da Linguagem Simples e além de assuntos sobre a ISO ABNT NBR 24495-1 e o Design centrado no Usuário. 

Sobre o Polén:

O Laboratório de Inovação em Gestão Pública (Pólen), foi criado em 2022, com o propósito de promover a inovação na área de gestão, desenvolvendo soluções inovadoras, instalando capacidades para inovar e disseminando novas práticas. Ele busca aprimorar os serviços públicos com abordagens centradas nas pessoas, experimentação, horizontalidade, criatividade e colaboração, contribuindo para a transformação e democratização da inovação na gestão. 

Entre os propósitos do Pólen estão: promover a inovação na gestão pública, contribuindo para a democratização e aprimoramento das organizações e serviços públicos para a sociedade; desenvolver e implementar tecnologias para a transformação digital e a promoção da transparência pública; disseminar metodologias de colaboração, experimentação, agilidade, criatividade e comunicação; fomentar o uso de Design e Linguagem Simples e Acessibilidade na comunicação das organizações públicas; facilitar o desenvolvimento de soluções inovadoras; desenvolver os conhecimentos e as habilidades necessários para fortalecer a capacidade de inovar dos trabalhadores públicos e das organizações, transformando a cultura organizacional. 

Assista à transmissão do lançamento: