A comunicação desempenha um papel central na gestão da informação. Por meio dela, fluxos de trabalho e produção de dados são gerenciados, disseminados e utilizados para alcançar determinados objetivos. Em instituições públicas, onde a transparência e a prestação de contas já são aspectos fundamentais na relação com o cidadão, a comunicação também vem sendo priorizada no âmbito interno das organizações. Buscando mais eficiência e confiança nos processos de trabalho, a Coordenação-Geral de Educação, instância ligada à Vice-Presidência de Educação, Informação e Comunicação da Fiocruz (CGE/VPEIC) vem realizando uma pesquisa, cujo objetivo é criar soluções que facilitem a comunicação entre a equipe CGE e a comunidade educacional da Fiocruz.
Atualizações e principais canais de comunicação utilizados
A pesquisa é desenvolvida no âmbito do projeto "Modernidade e tradição: criação de soluções para gestão do conhecimento na CGE". Nesta etapa, ela foi aplicada para dois públicos-alvo diferentes: trabalhadores da CGE e a comunidade educacional da Fiocruz, ambos no mesmo período, durante o mês de setembro de 2024. O preenchimento dos questionários foi anônimo, garantindo que os todos pudessem avaliar de forma confidencial as questões propostas. A pesquisa propôs questões quantitativas e qualitativas: 16 voltadas aos trabalhadores da CGE e 13 aos profissionais das áreas educacionais das unidades e escritórios da Fiocruz: secretários acadêmicos/escolar, chefes de secretaria, coordenadores de programa de pós-graduação ou curso, chefes de departamento, vice-diretores de ensino/educação e outros profissionais da área.
Entre os respondentes da CGE, mais de 93% afirmam que o e-mail é o canal mais utilizado para compartilhar informações e orientações, seguido da utilização de grupos de WhatsApp (81%). Nesse perfil, a pesquisa recebeu diversas sugestões de melhorias que incluem: criação de um ambiente compartilhado de informações; elaboração de uma área com 'Perguntas Frequentes' (Faqs) e orientações que facilitem a busca de documentos importantes; necessidade de padronização de processos nas unidades; garantia da inclusão das ações afirmativas em todos os editais; implementação de um sistema de gestão acadêmica que apoie de forma ágil as políticas internas, abarcando a complexidade das informações, considerando desde a educação técnica até a formação stricto sensu, bem como possibilite a busca por informações que já estão compartilhadas em outros espaços institucionais, evitando retrabalho.
Já a pesquisa voltada ao perfil dos profissionais da Educação, os principais resultados mostram que 90% dos participantes consideram a CGE como "essencial para a implementação e monitoramento das políticas educacionais", além de ser considerada por 81,5%, como "Acessível ou Muito acessível”. Sobre o acesso a informações, mais de 90% dos respondentes disseram que obtém acesso às informações via e-mail e consideram o canal relevante para que a CGE continue realizando seus comunicados. Quando questionados sobre possíveis melhorias no acesso às informações e orientações compartilhadas, em pergunta aberta, diversos profissionais sugeriram aprimoramentos dos processos, como, por exemplo, a criação de boletim informativo; implementação de calendário compartilhado; criação de repositório com tags e fontes de busca de fácil acesso; disponibilização de dados para relatórios em dashboards; entre outros.
Modernidade e tradição
A pesquisa está sendo desenvolvida no âmbito do Programa de Aceleração da Inovação Tecnológica na Gestão da Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca (Ensp/Fiocruz) - Edital Pólen 03/2024, e vai até julho/2025. O projeto "Modernidade e tradição: criação de soluções para gestão do conhecimento na CGE" é orientado pelo Laboratório de Inovação em Gestão Pública (Pólen) em parceria com o Serviço de Gestão do Trabalho e a Coordenação de Desenvolvimento Institucional da Vice-Diretoria de Desenvolvimento Institucional e Gestão da Ensp.
A pesquisa da CGE tem como líder Monique Brandão, que divide a responsabilidade de seu desenvolvimento com Alaine Santos da Costa, Lucas Matos de Oliveira e Marianna Araújo da Silva. Segundo Monique, a expectativa é que, apoiada nos resultados da pesquisa, seja possível promover o acesso pleno à informação e também fomentar a integração entre os profissionais da área de Educação da Fiocruz”. Para a coordenadora-geral de Educação da Fiocruz, Eduarda Cesse, a pesquisa se reveste de importância na medida em que seus resultados irão colaborar com a modernização das atividades do setor. Ela comentou ainda que, previamente a realização da pesquisa, foi realizado um levantamento dos processos de trabalho, que também serão utilizados para melhorar os fluxos de informações e do trabalho realizado na equipe.
